ひと昔前までは会社のオフィスには固定電話が必ず設置されていました。
しかし、スマートフォン、メール、チャットなど別のコミュケーション手段が普及した現代では、わざわざ固定電話を置く意味が薄れてきています。
むしろ置かないことでメリットがでるケースもあるでしょう。
そこで今回は、固定電話を廃止する会社が増えてきている理由と、固定電話の廃止によって得られるメリットや注意点などについて解説します。
この記事はこんな方におすすめです
- 固定電話の必要性について知りたい方
- 固定電話廃止のメリットデメリットを知りたい方
- 固定電話廃止の注意点を知りたい方
ビジョングループお客様サポートサイト編集部
固定電話を廃止する会社が増えてきている理由
固定電話を廃止する会社が増えてきている背景のひとつとして、新型コロナウイルスの流行や働き方改革をきっかけとしたリモートワークの推進があげられます。
リモートワークによって出社の機会が減少し、メールやチャットでのコミュニケーションが主流になったため、固定電話の運用コスト削減、および業務効率化を目的として固定電話を廃止する会社が増加するようになったのです。
また、固定電話サービスの加入者が年々減ってきていることもあり、NTTは2024年1月1日以降順々に固定電話サービスを廃止していき、徐々にひかり電話などの固定電話に代わるIP電話サービスに移行する方針です。
利用者が減りつつある固定電話を諦め、他の便利なコミュケーション手段に移行するのは自然な流れといえるでしょう。
さらに、固定電話サービスで利用されている中継・信号交換機の老朽化も懸念されています。
サービスを継続するためには設備の入れ替えを定期的に行わなければなりません。ところが、固定電話サービスに必要な中継・信号交換機は2015年に製造が中止となっています。
そのため、2025年頃には固定電話の維持管理が難しくなるとされているのです。
さらに、携帯電話やスマートフォンの普及によって固定電話で連絡を取り合う習慣自体が減っていることもあり、個人や家庭だけではなく企業でも固定電話を廃止しようという流れになっているのです。
固定電話の廃止によって得られるメリット
固定電話は災害時などに強い連絡手段であり、今でも多くの会社で使われる主要な連絡手段です。
ただ、別サービスに切り替えたり、固定電話を廃止することによるメリットもいくつかあります。
では、実際に、固定電話を廃止することによって得られるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
この段落では、固定電話の廃止によって得られるメリットについて解説します。
電話対応のための出社や取り次ぎが不要になる
会社に固定電話があるとさまざまな連絡が固定電話に入ってきます。
当然、顧客からの連絡も入るので、固定電話を設置している会社では電話対応の担当者を必ず配置しなければなりません。
仮にリモートワークを導入していたとしても、固定電話があるなら電話対応をする担当者はいなくてはならないので、持ち回りで出社したりする必要があるでしょう。
固定電話を廃止すれば電話対応のための出社は不要になるので、リモートワークを実施しているなど、あまり電話を受ける必要がない企業であれば、設置する固定電話を減らす、もしくは固定電話を廃止する選択肢もあります。
また、固定電話の廃止によって電話の取次ぎがなくなるという点もメリットです。
固定電話による対応は、最初に応対した担当者が、要件や企業名、氏名などをヒアリングして担当者に伝える業務が発生します。
こうした業務は手間がかかるのはもちろん、ときには重大な伝達ミスが発生するリスクが否定できません。
導入や運用に必要なコストを削減できる
固定電話の導入や保守、増設には電話線の開通や設置工事といったコストが必要です。
しかも、維持管理していくランニングコストに加えて、通話料金も当然かかってきます。
固定電話を廃止すれば、こうした導入や運用のコストを削減することができます。
固定電話の代替品となる携帯電話は、環境が整備された場所であれば追加のコストなしで利用することが可能です。
また、メールやチャット、Web会議など、多様なコミュニケーションツールを上手く活用すれば、企業全体の通信費にかかるコストを大幅に削減することが期待できます。
オフィスのレイアウトや組織の変更がしやすい
固定電話を廃止すれば、電話回線用の機器や配線の設置に頭を悩ませることもなくなるでしょう。
その結果、オフィスのレイアウト変更はより自由になります。
働き方改革といった組織改善への対応もしやすく、たとえば、社員が席を定めず好きなところで働けるフリーアドレス制の導入も実現しやすくなるでしょう。
また、これまでは事業拡大やオフィス移転の際に、新しく固定電話番号の変更が必要な場合もありました。
しかし、法人用の携帯電話や固定電話に代わるクラウドPBXなどのサービスを導入していれば、新たな機器設置や配線工事は不要で、電話番号をいちいち変更する手間はかかりません。
固定電話を廃止する際の注意点とは？
固定電話を廃止する時は発生する可能性のあるリスクについても知っておく必要があります。
企業としての信頼性を損なう、私的利用による情報漏洩リスクなど経営に関わるほどの影響が発生することもあります。
固定電話を廃止する前に、しっかりと知っておきましょう。
企業としての信頼性を損なう可能性がある
会社を経営するうえで固定電話は必須ではありません。
しかし、会社の連絡先番号が携帯電話の番号だけだと、「企業として信頼できない」という評価をされることもあります。
そのため、固定電話は完全に廃止せず代表電話番号だけ残すか、固定電話に代わる「市外局番の番号を持てる固定電話サービス」を使うことをおすすめします。
登録した電話番号を修正・変更する手間がかかる
固定電話がなければ法人の登記や各種サービスの登録内容変更の際に手間がかかる恐れもあります。
例えば法人登記の場合であれば、固定電話番号で法人登記した場合はほぼ変更することはありませんが、携帯電話番号で法人登記した場合、万が一紛失などで電話番号が変わった時に、その都度登録した電話番号を変更しなくてはいけません。
変更手続きには書類が多いだけでなく、申請自体も面倒なものが少なくありません。
相当な労力を要する可能性が高いので、事前に時間を取っておくなどしっかり準備することが求められます。
私的利用による情報漏洩リスクがある
固定電話を廃止したからといって、私用の携帯電話を連絡用端末として使わせることは避けなければいけません。
私生活で使っているスマホなどを業務で使えば、連絡先を間違えたり、社内向けメール、社内向けメッセージを取引先宛てに送ってしまうなどの情報漏洩のリスクが付きまといます。
固定電話を完全に廃止する時には、情報漏洩事故を防ぐためにも業務用の携帯電話を会社側で用意するなどの対応が必要です。
固定電話と連動しているサービスがあれば廃止してはならない
会社によっては固定電話回線のISDN通信を利用したPOSシステムのレジやクレジット端末機を使っている場合もあるでしょう。
その場合、固定電話を廃止してしまうと連動している機器やサービスも止まってしまうので、固定電話を廃止する前に別サービスと連動するように環境を整えておく必要があります。
NTT東日本などの電話会社からの請求書を確認し「INS通信料」と記載されている項目があれば他サービスと連動している機器がある可能性があります。
固定電話廃止後は使えなくなる機器やサービスがないか、事前に確認しておきましょう。
固定電話を廃止した場合の代理ツールは？
固定電話を廃止するのであれば、自社の状況に合わせて代理のツールを用意しなくてはなりません。
他の企業では、社用の携帯電話やクラウドPBXなどの「固定電話の代わりとなるツール」、「コミュニケーションを活性化するツールやサービス」を使うことでカバーしています。
この段落では、他の企業がどんなサービスやツールを使っているのかをご紹介します。
社用の携帯電話、スマートフォン
多くの企業では、固定電話の代替品として携帯電話やスマートフォンを導入しています。
近年の携帯電話は技術の向上により内線、外線、通話の転送といった多様な機能を使えるため、固定電話とほとんど変わらない使用感で導入することができるでしょう。
また、社用のスマートフォンと「クラウドPBX」のサービスを併用すれば、スマートフォンから「03-○○○○-○○○○」や「06-○○○○-○○○○」などの市外局番が入った固定電話用の番号を使って受発信することもできます。
外出先からでも会社の代表用番号を使って発信できるので、営業マンが多い会社などは併せて使われるケースが多いです。
チャットツール、WEB会議ツール
顧客から電話がかかってくることが少なく、社内でのコミュニケーションがより活発な会社であれば、社内用チャットツールやWEB会議ツールの導入も検討の余地があります。
チャットは気軽にコミュニケーションが取れるだけでなく、口頭でのやり取りではないので情報が残り続けるというメリットもあります。
WEB会議ツールは固定電話とは違い相手の表情や様子をカメラ映像で確認できる点が優秀です。
通話やチャットより密な連携が取りやすく、社内コミュニケーションの活発化にも一役買ってくれるでしょう。
クラウドPBX
その他にもPBX（電話交換機）をクラウド化し、インターネット環境だけで利用できるようにしたITサービス「クラウドPBX」を固定電話の廃止と同時に採用する企業も増えています。
クラウドPBXは「メンテナンスのコストが抑えられる、インターネットさえあれば日本全国で繋がる、固定電話番号がそのまま使える」などのメリットがあります。
また、先ほど紹介した通り、社用のスマートフォンと合わせて使えば「外出先から会社の固定電話番号を使って受発信する」といった使い方も可能です。
スマートフォンや携帯電話への移行を検討しよう
コミュニケーションの手段が発達し、固定電話以外の連絡手段を採用する企業も増えてきています。
従来の固定電話サービスもIP電話サービスに移管される見込みのため、IP電話への切り替えや会社用の携帯電話・スマートフォンへの移行も検討したほうが良いでしょう。
会社用携帯の導入を検討している方は法人限定かけ放題プランが使える「法人携帯ドットコム」、オフィスの固定電話をクラウドPBXへ入れ替えたい方は「ビジフォンドットコム」にご相談ください。
会社のインフラサービスをまとめて手配！インフラ環境の見直しもビジョンにお任せ
株式会社ビジョンでは電話回線、携帯電話、クラウドPBX、ビジネスフォンなどのオフィスのインフラサービスをまとめて、おトクな価格でご用意することが可能です。
ご相談・お見積りは無料ですので、オフィスのインフラ環境を整えたいと思っている方はぜひご相談ください。
.png?width=1080&height=1080&name=summer%20camp%20(1).png)
