【年末年始の休業日】休業のお知らせメール書き方と例文

年末年始、休業日を設けている企業や店舗も多いのではないでしょうか。

そんな休業日をお知らせするにあたって、適切なメールの書き方には少しコツがあります。

お客様の気持ちに少しでも寄り添い、年末年始のお休みをお伝えするためのポイントを解説します。

この記事はこんな方におすすめです

• 年末年始のお休みメール書き方を知りたい方
• 年末年始のお休みをうまく伝えたい方
• 休業メールの作成方法を知りたい方

ビジョングループお客様サポートサイト編集部

グローバルWiFi事業、法人向け情報通信サービス事業、グランピング事業等の企業における 事業の推進や、法人・個人の課題解決に役立つサービスを提供している株式会社ビジョンが 運営する「ビジョングループお客様サポートサイト」の編集部です。

年末年始のお休みを伝えるためのポイント

年末年始、自分たちだけでなくお客様や取引先様も多くお休みされる時期となります。

しっかりと休業日をお伝えすることで、安心して年末年始を過ごせるようにするため下記のポイントをおさえておきましょう。

前もって通知し、明確な休業期間を伝えましょう

年末年始だけに限りませんが、休業期間が長い場合は早めに通知するようにしましょう。

休業日に入る最終営業日の10日〜2週間くらい前にお伝えするのが理想です。

お客様がお休み期間をずらしてお休みされる場合もあるので、遅くとも1週間前までにお伝えするようにしましょう。

うまく休業日が伝わっていないと、お客様や取引先にご迷惑をおかけするしてしまい、休業期間中に緊急対応に追われることにもなりかねません。

余裕を持って休業日をお伝えすることをおすすめします。

また、休業期間の開始日と終了日を明確に伝えましょう。

例えば、休業期間：2023年12月30日（土） ～ 2024年1月3日（水）のような形で日付だけでなく曜日も合わせてお知らせするのが良いでしょう。

感謝の意を表し、完結でわかりやすい表現で伝えましょう

お客様に対して日頃の感謝の意を表しましょう。

年末年始の休業日をお知らせするだけでなく、冒頭で感謝の気持ちお伝えし相手の方とのエピソードを盛り込んむだけで、「事務的なお知らせ」にならず印象UPに繋がるので今後の信頼関係の維持にも役立つでしょう。

また、文章は完結でわかりやすい表現にするのがおすすめです。

お伝えすべきことは、休業日のお知らせです。

冗長表現や複雑な言葉は避け、簡潔かつ分かりやすい表現を使うよう意識しましょう。

緊急時の連絡先の明示をしましょう

休業期間中に何かトラブルや問題に遭遇した場合、どこに連絡すればよいか明示しましょう。

万が一の緊急時に備えて、電話番号やメールアドレスをわかりやすく明示しましょう。

また、メールの最後には必ず署名欄を設け自分の名前や役職、連絡先などを明示して、信頼感を持ってもらえるようにしましょう。

年末年始のお休みをメールで伝えるために必要な項目

年末年始の休業日をメールでお伝えするために、必要な項目をまとめています。

年末年始の休業日を伝えるに必要な項目

メールで年末年始のお休みをわかりやすくお伝えするために必要な項目を例としてまとめると下記となります。

これらのポイントをしっかりとおさえてメール文面を作成するようにしましょう。

件名と宛名の記載についての注意点

件名には、完結に年末年始の営業日や休業日の日程をお伝えしていることを記載しましょう。

「年末年始の休業のお知らせ」や「年末年始の営業に関するご案内」など、わかりやすい件名にするようにしましょう。

宛名（会社名・店舗名と担当者名など）を記載するようにしましょう。くれぐれも会社名やお名前を間違わないよう注意し、誤送信とならないようにしましょう。仮にお客様への一斉送信の場合は「お客様各位」と記載しましょう。

休業期間についての注意点

休業期間においては、休業日をわかりやすく記載することが重要ですが、最終営業日や営業開始日についてもお伝えすると親切です。

休業期間をお伝えしている記載の中に入れてしまうと、営業日と休業日が混在してわかりづらくなってしまうため、結びのご挨拶に「最終営業日は12月29日（金）となります。」など文章で入れると良いでしょう。

【書き方・例文】年末年始の休業のお知らせメール

年末年始の休業日をお知らせするメールの書き方例となります。

年末年始休業のお知らせ（基本のベースとなる例文）

上記例文は「年末年始の休業のお知らせ」として、不特定多数の方に向けた例文となります。

特定の方に向けたメールを作る際も、こちらをベースにすると作りやすいかと思います。

特定の方向けのメールには、宛名を入れたり、冒頭に相手の方とのエピソードを添えるなど、ポイントとしてお伝えした内容を参考に作成しましょう。

まとめ

年末年始のお休みをお知らせするメールの書き方のポイントや例文を解説していきましたがいかがでしたでしょうか。

お客様や取引先にご迷惑がかからないよう、早めにお伝えできる準備をしておくことをおすすめします。