会社を運営するにあたり、欠かすことのできない会計業務です。
少しでも効率的に進めるために、会計ソフトを導入している会社も多いと思います。
近年は、インターネット環境も整ってきており、クラウド会計ソフトを取り入れる会社も増えてきています。
ここでは、クラウド会計ソフトに関するメリット・デメリットと、選ぶ基準として必要な機能に関して触れていきたいと思います。
この記事はこんな方におすすめです
- クラウドの会計ソフトを知りたい方
- クラウドの会計ソフトのメリットやデメリットを知りたい方
- クラウドの会計ソフト導入を検討している方
ビジョングループお客様サポートサイト編集部
クラウド会計ソフトとは？
従来は、会計ソフトをパッケージ購入もしくはダウンロード購入し、固定のパソコンやサーバーにインストールして使用する会計ソフトが一般的でした。
それに対して、クラウド会計ソフトとは、月額もしくは年額で利用料金を支払い、オンラインで使用する会計ソフトです。
個別のパソコンにインストールしなくても、インターネットを通じてブラウザ上で利用することができます。
インストール型の場合、バージョンアップの度に更新ソフトを購入し、使用する全てのパソコンにインストールをしなければなりませんが、クラウド型の場合は手動で更新作業を行わなくても常に最新バージョンを使用できるのも特徴です。
インストール型ソフトのクラウドバージョンも出てきており、クラウド型への移行を検討する会社も多いのではないでしょうか。
以前は、クラウド会計ソフトは個人事業主から零細企業向けとされてきましたが、ネットバンクとの連携など、機能がどんどん充実してきており、近年規模の大きい会社でも使えるようなものも出てきています。
また、無料で使用できるものもあり、個人事業主の方であればそちらを利用してみるもの良いかもしれません。
クラウド会計ソフトのメリット
クラウド会計ソフトには様々なメリットがあります。
インストール型と比較して新しく出てきたソフトのため、従来の欠点をカバーするような機能も充実しています。
それでは、それぞれを見ていきましょう。
１．バージョンアップ対応が簡単
インストール型のソフトの場合、法改正やバージョンアップの度に、更新ソフトをインストールしなければなりません。
ソフトを利用する全てのパソコンにインストールする必要があるため、時間もコストもかかってしまいます。
また、手動で更新しなければならないため、常に最新の状態とはいえません。
クラウド会計ソフトでは、バージョンアップのたびにソフトを買い直す必要はありません。
手動で更新作業を行わなくても、常に最新の状態で利用することができ、今まで更新のためにかけていた手間を省くこともできます。
２．外部のサービスとの連携
経理業務の中でも、日々の記帳や仕訳入力は大きな時間のかかる業務です。
クラウド会計ソフトは、インターネットバンクやクレジットカード会社、ネットショップなどと連携し、自動でデータを取り込んでくれる機能を備えているのが特徴です。
これにより、今まで記帳にかけていた時間を大幅に削減することができます。
また、直接手入力しないため、記入ミスなども防ぐことができます。
３．クラウド上でのデータバックアップ
クラウド会計ソフトの場合、データのバックアップもクラウドサーバー上で行うため、パソコンが壊れてもデータが失われることがなく、安心です。
データの紛失に備えた外部記憶媒体などへのバックアップも自社で行う必要はありません。
パソコンを買い替えた場合にも、データを移行する必要はなく、すぐに使用することができます。
４．時間や場所を選ばす利用可能
インストール型の会計ソフトの場合、そのソフトがインストールされたパソコンでしか、利用することができませんでした。
また、パソコンのOSに合わせたパッケージを購入する必要があり、パソコンの買い替えなども考慮する必要がありました。
クラウド会計ソフトの場合、ログインができるインターネット環境があれば、スマートフォンやタブレットからでも閲覧・入力が可能で、場所や時間を選ばず利用することができます。
５．インターフェースのわかりやすさ
クラウド会計ソフトの場合、画面がシンプルでわかりやすいものが多いのも特徴です。
直感的に入力できるようなデザインで構成されており、簿記の知識が少なくても簡単に利用することができます。
また、売上をグラフで表示できるような機能があるものもあり、経営状態を直感的に把握できるのも魅力です。
クラウド会計ソフトのデメリット
一方で、デメリットとして、企業によっては変わってきますが、サービス提供企業や環境に由来したものが多いです。
それでは、デメリットに関しても、それぞれを見ていきましょう。
１．ネットが必要
インストール型のソフトの場合は、PCやサーバーにインストールしてしまえば利用できますが、クラウド型のソフトだと、インターネット接続が必要であるため、ネットワーク接続に問題がある場合、システムが利用できなくなる可能性があります。
２．サービス提供側の状況
クラウド会計ソフトは利用者がシステムに依存しているため、サービス提供企業が倒産した場合や突然のサービス提供終了した場合、契約が解除された場合に、利用者はシステムにアクセスできなくなる可能性があります。
その際に、サービス提供側の状況によっては、今後の利用ができないだけでなく、過去のデータに関しても閲覧やダウンロードができなくなる場合があります。
３．継続的な費用や追加費用
クラウド会計ソフトの場合、通常だと定期的に料金を支払い続けることになります。
また、クラウド会計ソフトは、料金を抑えるためやビジネスモデルの関係で利用できる機能が一般的なものになっています。
自社の要件に合っていない場合があります。
それに自社に合った形にするにはカスタマイズが必要になり、追加コストが発生します。
４．セキュリティリスク
クラウド会計ソフトは、データがサービス提供側が管理しているサーバーに保管されることになりますので、社外の者がデータにアクセスできる環境になります。
基本的に、サービス提供側が勝手にデータにアクセスすることは原則ありませんが、サポートなどで閲覧することもあります。
また、サービス提供側に悪意のある社員がいた場合は、情報漏洩や改ざんの可能性もあります。
そのため、オンプレミス型のように自社内に保管している場合よりも外部環境にあるデータに関するプライバシーやセキュリティに対するリスクは高まります。
企業でクラウド会計ソフトを導入するなら欲しい機能
クラウド会計ソフトの中には、会計以外の拡張機能が備わったものもあります。
会計ソフトへのデータ連携も対応しているため、手動でデータを入力する工数や、ミスを減らすことができます。
１．給与計算/給与明細発行
会社で従業員を雇用する場合、必ず給与計算を行う必要があります。
しかし、税計算など専門的な知識も必要になり、正確な給与を計算するには時間も労力もかかります。
これから会社を大きくしようと考えている時にも、従業員の数に応じて給与計算の工数が増えるとなると大変です。
クラウド会計ソフトのなかには、そのような難しい給与計算を代わりに行い、さらにはWEBでの給与明細の発行や、会計データの入力まで自動で行ってくれるものもあります。
２．請求書発行
取引先を入力するだけで、簡単に請求書発行してくれる機能もあります。
請求書内容をもとに帳簿をつけてくれるため、売上の管理も容易になります。
郵送まで請け負ってくれる業者もあり、請求書発行にかかる時間を削減することができます。
３．経費精算
クラウド会計ソフトのなかには、経費精算の機能が備わっているものもあります。
申請画面から従業員が申請した経費や交通費を、経理担当者が承認することで、自動で帳簿付けや振込明細の作成を行い、さらには給与と同時に振込といったことも可能です。
従来の経費精算では、申請、承認、会計ソフトへの入力、精算など何段階もステップを踏むため、ミスが起こりやすく、担当者の負担も大きいものでした。そういった負担を軽減してくれるのも良い点です。
４．マイナンバー管理
社会保険や税務関係の業務に際し、従業員からマイナンバーを収集する場合があります。
重要な個人情報のため、管理には特に注意をしなければなりません。
クラウド会計ソフトには、マイナンバー管理の機能も備えているものがあります。
十分なセキュリティ対策が行われている業者を選定すれば、社内で保管するより安全に管理することができると言えます。
まとめ
初めて会社経営をする場合、会計に不安がある方もいるかもしれませんが、クラウド会計ソフトならシンプルなインターフェースで抵抗なく利用できるものも多く、会社の経理業務を助けてくれるのではないでしょうか。
すでに様々な機能が備わっていますが、今後のIT技術の進歩に伴って、ますます機能が充実してくると予想されます。
うまく活用し、効率的な会社経営に役立てましょう。
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