貸し会議室・レンタルスペースの選び方。失敗しないために確認すべきポイントとは？

セミナー、大人数での会議や講演会、さらにはパーティなどのイベントにも使うことのできるレンタルスペース。

様々なイベントで使うことができますが、選ぶ会場や物件によっては、イベントの内容に関係ないところで失敗する可能性があることをご存じでしょうか？

実はイベントで貸し会議室・レンタルスペースを使う際は

• 借りようとしている会場には事前に内見に行く
• 設備だけでなく、会場が入っている建物の通路や外見も見ておく
• 音響設備や周囲の環境音を確認しておく

といった、事前に確認しておかなければいけないポイントがいくつかあります。

今回は貸し会議室・レンタルスペースの利用を検討されている方向けに、会場選びで失敗しないために事前に確認しておくポイントをご紹介します。

目次

• 会場選びのポイント
• 会場が入っている建物自体が綺麗かどうか
• 会場の入口付近に受付ができるスペースがあるかどうか
• 登壇者の声が聞き取りやすい環境かどうか
• 会場や建物内に控室があるかどうか
• 長時間座っても大丈夫な椅子かどうか
• まとめ

もう迷わない！ セミナー・講演会に最適な会場・レンタルスペースを選ぶコツ【TIME SHARING】

会場選びのポイント

セミナーや講演会などのイベントの会場選びでは気を付けるべきポイントがいくつかあります。

中にはイベントの内容に関係なく、イベントの満足度を下げてしまう可能性があるものもあります。

その確認すべきポイントを詳しく紹介していきます。

会場選びの際には、必ず以下の5つを確認しましょう。

1. 会場に入っている建物自体が綺麗か
2. 会場の入り口付近に受付ができるスペースはあるか
3. 登壇者の声が聞き取りやすい環境かどうか
4. 会場内や建物内に控室はあるか
5. 長時間座っても大丈夫な椅子か

会場が入っている建物自体が綺麗かどうか

セミナーや講演会などのイベントでは、会場の内装や雰囲気だけでなく、建物の外観、入口、会場までの通路、お手洗いなどの会場以外の箇所も確認しましょう。

特に、入口や会場までの通路は来場者のテンションに関係するのでかなり重要です。

「今日はいい話が聞けそう」と思っている方と「なんか入口汚れてるな。もう少しいい会場選べなかったのかな……」と思っている方では話の受け取り方が全然違ってきます。

会場の入口付近に受付ができるスペースがあるかどうか

多くのイベントでは来場者を記録するために受付を用意すると思います。

会場を選ぶ際には、入口付近に受付ができるスペースがあるかを確認しておきましょう。

そういったスペースがなければ、会場の一部の机や椅子を受付場所として使うことになるので、当日の会場のレイアウトにも気を使う必要があります。

また、会場によってはワンフロアすべての部屋を予約することで「共用スペース」を使えるようになる所もあるので、共用スペースを受付として使う方法もあります。

登壇者の声が聞き取りやすい環境かどうか

セミナーや講演会といった登壇者が話すイベントの場合は「声が聞き取りやすい環境」でなければいけません。

マイクなどの音響設備があるかは当然のこと、内見時にマイクの使い方、ちゃんと使えるかどうかも確認しておきましょう。

また、小規模で開催するイベントではマイクが無くても問題ありませんが、イベントを開催する場所と時間帯によっては他の店舗の営業など、想定していない騒音が発生している可能性があります。

契約する前に、実際にイベントをしようと思っている時間帯に建物周辺で騒音等が発生していないか確認することをおすすめします。

会場や建物内に控室があるかどうか

実際にイベントを開催する時の流れとして、登壇者やゲストを招待した時、会場に到着してからイベントが始まるまで少し時間が空くと思います。

その間の待機場所がなければ、登壇者やゲストは参加者と同じ場所で準備することになってしまいます。

イベント感が薄れてしまいますし、登壇者やゲストも準備しづらいですよね。

イベントを行う会場に控室が備え付けられているか、会場近くに控室として使えるスペースがないかも確認しておきましょう。

長時間座っても大丈夫な椅子かどうか

イベントやセミナーを行う場合、1時間や2時間は椅子に座りっぱなしになります。

意外と確認できていない方が多いですが、椅子の座り心地が悪ければ内容に集中できず、イベントの満足度を下げてしまうことになりかねません。

会場でどのような椅子が用意されているか？は確認しましょう。

見落としがちですが、イベントの成功を左右する重要なポイントです。
椅子の写真をチェックしたり、内見時に実際に座って確認しておきましょう。

まとめ

今回は失敗しないためのレンタルスペースの選び方と、意外と見落としやすいポイントについて紹介しました。

会場の広さや席数だけでなく、会場が入っている建物や通路、椅子などの要素も確認しておかなければイベント全体の満足度を下げてしまうことになります。

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