経費計上のための領収書は、しっかり保存できていますか？ 整理はきっちりできていますか？
個人事業主の場合、経費に計上した領収書の保管は義務です。
ただ、人によっては領収書がかさばってしまいがち。
ここでは、効率的な領収書の保管方法について紹介します。
領収書の管理について
領収書を管理することは大切なことです。
なぜ領収書の管理が大切なのか？
領収書の保管義務についても合わせて確認していきましょう。
領収書は保管義務がある
すでに会計ソフトに入力して不要だからといって、領収書を捨ててしまってはいないでしょうか？
もし、領収書を捨てているなら、今すぐ止めることをおすすめします。
個人事業主やフリーランスなど、仕事で経費計上するときの領収書には保管義務があるためです。
法律によって定められている保管義務なので、処理が完了していても手元に保管しておく必要があります。
保管の要件とは？
領収書は保管義務があると紹介しましたが、全ての領収書が対象になるわけではありません。
たとえば、過去20〜30年の古い領収書まで保管すると膨大な数になってしまいます。
さらに、劣化によって領収書の文字が消え、何を買ったのかわからない状態になるかもしれません。
これでは領収書保管の意味がないです。
そのため、領収書の保管については、以下のように期間が定められています。
- 青色申告：保存の義務は7年間
- 白色申告：保存の義務は5年間
いずれも所得税の納期日である原則3月15日の翌日から起算しての年数です。
白色申告は、青色申告のような特典はありませんが、その代わり保存する義務が少し短くなっています。
領収書を整理する目的とは？
領収書の保管義務について紹介しましたが、領収書があればよいわけではありません。
領収書を整理してはじめて、領収書の正しい保管方法と言えるでしょう。
無造作に箱に領収書を蓄えることは整理した内にならないので注意しましょう。
それではなぜ領収書を整理する必要があるのか？
1つは、税務調査のためです。
個人でも法人でも税務調査といって、税務署の調査が入ることがあります。
税務調査が入ったとき、領収書がバラバラだと税務署の人はどう思うでしょうか？
きっと、日々の経理も雑だと思われることでしょう。
領収書の整理は、日々正しく経理をしていることを示します。
もう1つ、領収書は経費が発生したことを示す大切な書類です。
領収書があるからといって、内容によっては経費に認められないこともありますが、基本的に領収書があれば経費の根拠になります。
それが領収書を整理していないことでなかなか見つからなかったり、あるいは紛失していたりしたらどうでしょう。
それは適切な保管方法と言えるでしょうか？
経費の証明ができないので、領収書がない経費については税務署に認めてもらえない可能性があります。
さらに、仕訳が複雑な場合や特殊な仕訳があったとき、後で内容を確認することもあるはずです。
領収書を整理して正しく保管することは、税務調査があったときはもちろん、結果として自分のためにもなります。
領収書の保管方法
それでは領収書の保管はどうしていくべきか2つの方法を確認してみましょう。
紙ベースでの領収書の保存
領収書の保管方法として原則的に認められているのは、紙媒体での保存です。
つまり、領収書の原本をそのまま保存するということ。
保管方法としては、A4用紙などに日付順に領収書を張り付けていき、バインダーにファイリングしていく方法があります。
日付順に並んでいるので、後で参照する際に、あちこち探す必要がありません。一般的なファイリングのしかたです。
他には、交際費や消耗品費など出費別に領収書を保管する方法もあります。
一部の科目だけ領収書の数が多い場合は便利な方法です。
また、経費としてあげられるものではありませんが、確定申告で医療費を申告する場合、領収書を残しておかなくてはなりません。
提出の義務は免除されましたが、後ですぐに確認できるようにファイリングしておくと便利です。
なお、入力前の領収書を保管する場合は、月ごとに分けて封筒やクリアファイルなどに入れておきましょう。
そうすることで、領収書が紛失することを防げます。
紙ベースの保管はきれいに整理しようとすると時間がかかってしまいがちです。
自分に合った方法を取り入れるのがおすすめです。
電子データでの保存
原則領収書の保存は、紙による保存ですが、要件を満たせば電子データで保存することができます。
少し前までは電子データ保存の条件をクリアするのにハードルがありましたが、2016年の税制改正により、電子データ保存は取り入れやすくなりました。
3万円以下という条件もなくなり、全ての領収書が電子データで保存できるようになっています。
非常におすすめできる保存方法です。
ただし、電子データ保存にしたい場合は、あらかじめ税務署に申告の必要がある点に注意しましょう。
電子データ保存のメリット
電子データ保存のメリットは、何といっても、かさばる紙のデータを保存しなくてもよい点です。
分かりやすく整理しおけば、データもすぐに取り出せます。
また、以前は規定のスキャナーによる保存しか認められていませんでしたが、税制改正によりスマホやデジカメの画像も認められるようになりました。
いまや電子データ保存はお手軽にできる方法なのです。
申告は必要ですが、紙での保管が面倒なら電子データを選択するのも方法の1つでしょう。
日々の整理のポイント
日々領収書が発生すると思いますが、個人事業主の場合はすべてが事業用ではないと思います。
家庭用のものも入り交ざっているのではないでしょうか。
個人事業主の場合は、領収書を整理する前に仕事用かプライベート用かしっかり判断して、残すものと残さなくてよいものを振り分ける作業が必要です。
仕事用とプライベートの両方が含まれた領収書の場合は、何にいくら使ったのかメモ書きでよいので、領収書の裏にでも記載しておくようにしましょう。
また、領収書の保管は膨大な数になりやすいので、個人事業主の場合は、特にどんなものが経費に計上できるか把握しておくことも大切です。
経費に計上できるものを知っておくことで、無駄に領収書を保管せずに済みます。
まとめ
領収書の管理は、地味ではありますが重要な作業です。
後々トラブルにならないためにも、正しく保管することが大切です。
最近では電子データによる保存も認められるようになったので、積極的に活用しましょう。
適切にデータを保存には、会計ソフトも連動させて保管するのがおすすめです。
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