もしかしたら年末よりも忙しい年度末。
バタバタする時期が来る前に、利用頻度が高くなるコピー機・複合機に関する準備を事前に済ませておくのはいかがでしょうか？
コピー機・複合機の事前準備なんてあるの？
と思われるかもしれませんが、年度末などの利用頻度が上がるタイミングでは、いつも起こらないようなシーンに遭遇します。
その場になって慌てないよう、時間があるうちに準備をすることをおすすめします。
この記事はこんな方におすすめです
- コピー機・複合機が使えなくなると困る方
- コピー機・複合機の日頃メンテナンスを行なっていない方
ビジョングループお客様サポートサイト編集部
備えが必要になる理由とタイミング
コピー機・複合機は日常的に利用する機器です。
普段から使っている分、「いつも正常に使える状態が普通」という認識もあるのではないでしょうか。
そんなコピー機・複合機も、長期休暇前や大量に印刷する時には故障したり、トナー交換が必要になる可能性が高まります。
ここでは、コピー機・複合機の備えが必要になるタイミングをご紹介します。
年末年始など長期休暇
1年に複数回ある一般的な長期休暇期間ですが、この期間は多くの企業も休みに入ります。
自社の休暇期間がメンテナンス業者とズレると、故障しても修理やメンテナンスを依頼できないため、休暇明けまで印刷できなくなるケースも発生します。
使えて当然のコピー機・複合機が使えなくならないよう、休暇のタイミングは在庫も少し余裕を見ておきましょう。
大量に印刷するタイミング
一時的に印刷する枚数が増える時期はトナー残量についても注意する必要があります。
トナー残量が少なければ自動的に追加分が発送されるコピー機もありますが、その場合でも、急に印刷枚数が増えると追加分のトナーが到着するまでの期間は印刷できなくなる可能性があります。
印刷枚数が増える時期は自分でないと把握できないので、印刷枚数が増える時期がある企業では「自社の利用状況に合わせて余分に発注しておく」といった対策が必要になります。
ここで注意すべきなのは、長期保存しているとトナーの品質が劣化してしまう可能性がある点です。
品質劣化などを防ぐためには利用する量の120%を目安に発注するようにしましょう。
備えが必要な消耗品
コピー機・複合機の消耗品は主に3点です。
オプションで機能を追加している方は、さらに2点追加されて合計5点になります。
消耗品について見ていきましょう。
コピー用紙
コピー用紙は保管する環境が非常に重要です。
コピー用紙が劣化してしまえば印刷の仕上がりに大きく影響してしまいますので、日差しや湿度などの外部環境に注意して保管してください。
コピー用紙保管の注意点
コピー用紙を保管する際は以下の項目に気を付けて保管しましょう。
直射日光に当てない
コピー用紙は光に当たると日焼けします。
部分的に色が変わってしまう可能性もありますので、日に当たらないよう保管しましょう。
湿度の高い場所に置かない
紙は濡れるとフニャフニャになってしまい、一度濡れると元には戻りません。
ホコリをかぶせない
ホコリが付くと用紙が汚くなることもありますが、そのままコピー機/複合機に入れると故障の原因にもなります。
立てて保管しない
用紙を立てて保管すると、折れ曲がりやすくなります。折れ曲がらないにしても、変なクセが付きやすくなります。
用紙は横に寝かせて保管しましょう。
トナーカートリッジ
トナーカートリッジ、いわゆるインクのことです。
家庭用のプリンターはインクカートリッジと呼ばれる液体のものを使うことが多いですが、業務用のコピー機・複合機はトナーカートリッジと呼ぶ『粉』を使って印刷します。
コピー用紙同様、インクがないとコピー機・複合機としての役割を果たせません。
トナーカートリッジは在庫切れを起こさないようにしましょう。
使用済みトナーの回収
使用済みのトナーは普通のゴミとして捨てると粉塵爆発などの事故が起こる可能性があるため、そのまま捨てずにメーカーさんへ返却します。
返却する際の手続き方法はメーカーさんによって異なりますが、WEBサイト、または専用用紙をFAX送信してトナー回収を依頼する必要があります。
トナーほど緊急度はありませんが、保管していてもメリットはありませんので定期的に手配して返送しましょう。
ステープル
ステープルとは、オプションとしてコピー機に追加するホッチキス機能のことです。
通常、資料を作成するときなどはコピー機・複合機で印刷をした後に手動でホッチキス止めをする必要がありますが、オプションでステープル機能を導入しているコピー機・複合機であれば印刷する時に、そのままホッチキス止めまで自動で行ってくれます。
ステープル機能で行うホッチキス止めには専用の針が必要になりますので、こちらも長期休暇前などは印刷する分の針が残っているか、事前に確認しておくことをおすすめします。
スタンプインクカートリッジ
書類をスキャナで読み取った、またはFAX送信した後に「これ送ったっけ？」「これデータ化したっけ？」と思ったことがある人も多いのではないでしょうか？
そんな「これやったっけ？」を解決するために、スキャンした後やFAX送信した後の書類に「済」スタンプを押してくれる機能を持つコピー機・複合機もあります。
そのスタンプに使うインクは、通常のトナーカートリッジとは別の「スタンプインクカートリッジ」を使用しています。
こちらのスタンプインクカートリッジも十分に残量があるかを確認しておく必要があります。
故障かな？と感じたときにも注意が必要
注意すべきは消耗品の在庫だけではありません。
- 最近なんだか用紙に線が入るようになってきたな・・・
- 特に今のところは使えているけど、なんとなく動きが悪いように感じる
- 紙詰まりすることが多くなってきた
など
少し気になるけどスルーしてしまうようなことがある場合も長期休暇やイベント前は注意が必要です。
いざ利用しようとしたタイミングで気にかかっていたことが大きく表面化してしまった場合、業務に支障が出てしまいます。
気になることがあった場合は早めに対処しておきましょう。
トナーの残量や故障を自動で検知して配送してくれるサービスも（無料）
そうはいっても、業務のなかでコピー機/複合機にかまっている時間なんてない！という方も多いはずです。
そんな方向けのサービスもあります。
たとえば、canonが提供しているオンラインサポートサービスNETEYE（ネットアイ）です。
利用中のコピー機・複合機のトナー残量を自動検知し、自動で配送してくれます。
トナーが切れるたびに電話して発注している作業も、この設定を入れておけばなくなるタイミングで自動で配送してくれるので安心です。
また故障などのトラブルが起こったときも自動で検知し、必要に応じてメンテナンスを派遣してくれます。
既に契約中の企業は今からでも設定が可能で、設定や使用に費用はかかりません。
機種によっては毎月の検針（月の利用量のチェック）もこのリモート作業でできます。
まとめ
普段の利用方法では、そこまで気にする必要はありませんが、長期休暇やイベント前などの利用量が多くなるタイミングでは思わぬアクシデントが発生するものです。
コピー機/複合機の本体は長期的に使っているもので故障なども発見しにくいです。
通常であれば5年リースを組んでいる方が多いので、リース満期のタイミングで本体の見直しも考えてみてはいかがでしょうか。
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