FAXは紙から送るだけじゃない！今の時代はPC-FAXでパソコンからFAX送信できるんです

2020年になってもなお、活躍し続けるFAX。メールやビジネスSNSが普及したといっても、まだまだ現役で利用されている会社も多いかと思います。

そんなFAXですが、時代と共に進化しているのはご存じでしょうか。

パソコンでFAXの送受信が行える「PC-FAX（ダイレクトファックス）」という機能があるんです、FAXは今や紙で送るだけではないんです。

本記事では、PC-FAXの使い方やメリットなど利用方法についてご紹介します。

ぜひ、FAX業務でお悩みの方は参考にしてください。

この記事はこんな方におすすめです

PC-FAXについて調べている人
パソコンからFAXを送信する方法が知りたい人
FAX業務の効率化を考えている人

PC-FAXとは

PC-FAXとは、その名のとおり「パソコンからFAXを送る機能」です。

FAXを多く利用する企業でも、未だパソコンを全く使わないという企業は少なく、多かれ少なかれパソコンでデータを管理しています。

FAXを送る際に一度印刷をし、その用紙をFAXで送るというのは、印刷代が余計にかかってしまうことになります。

そこで、パソコンにあるデータをそのままFAXとして送ることで手軽に上質なFAXを届けることが可能になります。

使い方について

PC-FAXの使い方はとても簡単です。
もちろん初期設定は必要ですが、印刷するときの設定を「PC-FAX」に変えるだけです。

印刷するときは、どのプリンターで印刷しますか？と選択しますよね。
そこで、あらかじめ「PC-FAX」を設定しておくと印刷先に「PC-FAX」が出てきますので、選択して送信するだけなんです。

もちろん送信先は都度選べますし、よく利用する宛先は事前に登録することも可能です。

また、必要に応じて頭紙をつけることもできます。

PC-FAXを利用するメリット

PC-FAXを利用するメリットとしては、以下の3つが挙げられます。

手間が省ける
印刷コストの削減
先方に届く資料のクオリティが上がる

それでは、それぞれのメリットについて解説していきます。

①手間が省ける

まず第一に、PC-FAXを利用すると手間が省けるという大きなメリットがあります。

手間が省ける理由として、パソコンからFAX機（複合機）までの移動もなく、プリントアウトの作業の中でFAXが送れるからです。

以下、PC-FAXを利用しない場合と利用する場合の比較となります。

利用しない場合

1．資料をプリントアウトする
2．プリンタ（複合機）へ移動
3．FAXにセット
4．送信

利用する場合

1．資料をPC-FAXで送信

このように、PC-FAXを利用するとしないでは、作業工程に違いがあるのがわかると思います。

②印刷コストの削減

これまでの作業には間に資料をプリントアウトするという工程が入っていたためにどうしても印刷コストが発生します。

送信後に資料を利用するのであれば一石二鳥ですが、頭紙は再利用もできませんし、どうしても1度切りの印刷コストがかかってしまいます。

その点、PC-FAXなら印刷の手間やコストをなくしてPCからそのまま送るので、無駄なコストが発生しません。

プリントアウトは1枚数円～数十円の世界ではありますが、塵も積もれば・・・です。

もったいないと感じるコストは削減していきましょう。

③先方に届く資料のクオリティが上がる

一度印刷してからのFAXでは、どうしても文字がぼやけたり滲んでしまうことがありますが、パソコンの元データを直接送信するPC-FAXでは中間の印刷がない分、自社でプリントアウトするクオリティでデータを送信することが可能になります。

紙から紙への送信とは比べ物にならないクオリティでお届けすることができるため、先方へキレイな資料やデータをお届けすることができます。

設定方法について

まずは、ご利用されているFAX機が「PC-FAXに対応しているかどうか」を確認します。
対応している機器であれば、その機器の「PC-FAXドライバをインストール」して設定するだけです。

以下のメーカーの機器をご利用されている方はご確認ください。

今使っているコピー機・FAX機に機能が付いていれば是非ご利用ください。
とっても簡単に「業務効率改善・コスト削減・クオリティの改善」ができる方法です。

また、機種によってはFAXをパソコンで受信できることもありますので、あわせてご確認ください。

まとめ

今回ご紹介したPC-FAXを利用すると、手間が省ける上に印刷コストも削減することができます。通常のFAXだと文字がぼやけたり滲んでしまうことがありますが、PC-FAXならキレイな状態で相手に送ることが可能となります。

「業務効率改善・コスト削減・クオリティの改善」がしたい方は、ぜひ「PC-FAX」をご活用してみてください。

FAXをもっと効率的に活用したい、とお考えの方はコピー機ドットコムへお気軽にご相談ください。