オフィスの立ち上げ時には業務に必要な備品を用意しなければいけません。
とはいえ、必要以上にそろえると費用もスペースも余分に使ってしまうため、用意する物はあらかじめ選定しておく必要があります。
予算を抑えつつ、業務の効率化や生産性の向上などに寄与する備品をそろえる必要があるでしょう。
今回は、起業時や新たなオフィスを構える際に欠かせない事務用品やビジネス機器について、購入リストの形式で紹介していきます。
この記事はこんな方におすすめです
- オフィス立ち上げ時に必要な備品を知りたい方
- オフィス立ち上げ時に合った方がよい物を知りたい方
- 業務効率を上げるために必要な備品・機器を知りたい方
ビジョングループお客様サポートサイト編集部
起業時に必要なオフィス備品
起業する際や新たなオフィスを構える際には、事前に必要になるオフィス用の備品リストを作成しましょう。
業務に欠かせない事務用品やビジネス機器などを明確にしつつ、それぞれに抜け漏れがないように注意しなければいけません。
事務用品のリスト
オフィス用の備品といえばまずはデスク周りで使用する事務用品です。
ここでは、事務用品のリストを大まかに分類し、それぞれに紹介していきます。
デスク用品・筆記用具
まずは、デスク用品です。デスク周りで使用する備品には以下のようなものがあります。
ハサミとカッターは両方とも用意したほうがよいでしょう。
付箋も複数のサイズを用意しておくと便利です。
また、筆記用具は以下のようなものがあります。
ボールペンや蛍光ペンは複数の色を用意しておきましょう。
ボールペンは消えないタイプが無難です。
ファイル関連用品
ファイル関連用品は、準備しておくと書類の整理や管理に重宝します。ファイル関連の主な用品は、以下のとおりです。
背ラベルは、ファイルの背表紙に貼り収納時に中身を確認するためのものです。
ファイルは、内容によって大きさや厚みが異なります。
それぞれを収納できるように、ファイルボックスも各サイズを用意しておくとよいでしょう。
印鑑・ハンコ類
用途に合わせたハンコ類の用意も欠かせません。印鑑やハンコ類には、以下のようなものがあります。
ビジネス用のハンコは種類が多いため、用意しておきたい印鑑・ハンコの種類や購入時期の検討が必要です。
また、複数のデスクを用意する場合には、デスクごとに回転印や日付印などを用意しておいたほうがよいでしょう。
名刺・書類・封筒
ビジネス上の取引や契約時には、名刺や書類、封筒類も不可欠です。名刺・書類・封筒には、以下のようなものがあります。
名刺や書類は、Web上のテンプレートを用いて自作・印刷すると、コストを抑えられます。
封筒は、各サイズ用意しておきましょう。
可能であれば、自社名の入った封筒を作成しておきます。
オフィス家具・家電
業務に集中できるように、オフィス用の家具や家電の準備も重要です。オフィス用の家具や家電には、以下のようなものがあります。
家具や家電は、オフィスの快適性や利便性にかかわるため、充実させておきたいところです。起業当初で資金が少ないようであれば、中古でそろえると低コストにできるでしょう。
ビジネス機器のリスト
OA機器など、オフィス業務に欠かせない電化製品もそろえる必要があります。
オフィス用の家具などと同様に、中古品の購入やリースを活用すればコストを抑えられるでしょう。
ビジネスフォン
顧客からの受発注や問い合わせのために、固定電話の設置は欠かせません。
メールなどネット回線による発注も増えてはいますが、FAX環境も用意しておいたほうが、より多くの顧客や取引先に対応できるでしょう。
電話回線の契約と同時に、ビジネスフォンの本体の提供も受けられるサービスの利用が便利です。
電話機により搭載されている機能も異なるため、業務内容に合ったビジネスフォンを選択すれば、業務の効率化が図れるでしょう。
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法人携帯
外回りの営業活動や配送業務を伴うのであれば、社用の携帯電話も用意しておく必要があります。
利用状況や利用人数により、選択プランは異なるでしょう。自社に合ったプランで法人契約をすると、個人契約と比較してコスト削減にもつながります。
また、従業員の使用する携帯電話を一括管理することで、情報漏えいの防止や経理業務の負担軽減も実現可能です。
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コピー機
毎月一定数の印刷を行うのであればコピー機の設置も必須です。
コピー機は、非常に高額な機器なため、リースやレンタルで導入したほうがコストを抑えられるでしょう。
コピーだけでなく、FAXやスキャンなどの機能もついた複合機も非常に便利です。
利用の目的や頻度によって機種やメーカーを選択しましょう。
なかには、パソコンからプリントアウトできるコピー機もあり、印刷速度も速く故障も少ないため、安心して使用できます。
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パソコン・その他
オフィスにパソコンは必須です。
しかし、業務内容によっては必ずしも高性能でなくても問題ありません。
情報セキュリティの観点から、シュレッダーも用意しておくと安心です。
コピー用紙だけではなく、プラスチック製のカードやCDなども裁断できるシュレッダーであれば、より使い勝手がよいでしょう。
また、ネットワークカメラを設置し、防犯セキュリティを高めることも重要です。
業務効率を高めるためにオフィス備品をそろえよう
備品の充実度は、オフィス環境の良し悪しにつながります。
オフィスの備品が不十分だと、業務効率や従業員の意欲が下がりかねないため、注意が必要です。
必ずあった方がいいもの、あると良いものなどに分類してオフィス用品・機器の手配を進めましょう。
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効率的に業務を進めるにはさまざまなオフィス用品が必要になります。
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